Pourquoi stocker ses fichiers en ligne ?
De nombreuses entreprises continuent de stocker leurs fichiers sur des serveurs internes. C’est pourtant loin d’être la méthode la plus sécurisée et la plus efficace.
En effet, chacun a sa propre manière de stocker et de gérer ses documents, ce qui fait qu’un fichier qui pourrait servir à tous se retrouve dans le dossier d’une seule personne. De plus, vous vous exposez à des risques en gardant vos fichiers sur votre ordinateur : suppressions, accumulation des doublons, difficultés à identifier la bonne version…
Stocker ses fichiers sur une solution DAM ou drive est plus pratique, plus rapide et plus sécurisé. Plus besoin de passer des heures à rechercher un fichier qui est coincé dans le dossier personnel d’une seule personne.
Vous pouvez accéder à vos ressources à tout moment via une connexion internet et non plus un disque dur. Cela est d’autant plus utile si vous travaillez hors de votre entreprise (télétravail, déplacements…).
- Premier avantage : vous réduisez considérablement les risques de pertes de données grâce aux systèmes de sauvegarde.
- Deuxième avantage : la centralisation des fichiers sur une même plateforme rend la collaboration beaucoup plus facile au sein d’une entreprise.
Qu’est ce qu’une solution DAM ?
Une solution DAM est un logiciel en ligne qui vous permet de centraliser et d’organiser tout votre contenu numérique (photos, vidéos, documents…) sur une plateforme privée et collaborative. Ce type d’outil de ne contente pas de stocker vos fichiers. C’est un véritable outil d’organisation et de partage conçu pour améliorer la productivité des entreprises grâce à de nombreuses fonctionnalités :
- Moteur de recherche multicritères
- Gestion des mots-clés
- Contrôle des droits d’utilisation
- Suivi et statistiques
Quelles différences entre le DAM et le Drive ?
Pour bien comprendre la différence entre un logiciel DAM et un Drive, il faut d’abord savoir que ce ne sont pas tout à fait le même type de plateformes.
Une solution Drive est une plateforme « générique ». Chaque entreprise qui l’utilise retrouve la même interface, la même ergonomie et les mêmes fonctionnalités. Sur un Google Drive par exemple, vous « louez » la plateforme à Google. Vous êtes donc limités aux fonctionnalités et paramètres définis par ce dernier.
Avec une solution DAM, vous profitez de votre propre plateforme privée avec votre propre nom de domaine. Vous avez donc une plus grande flexibilité en matière de personnalisation de l’interface et des fonctionnalités.
Sur Alphasia par exemple, vous pouvez adapter entièrement la solution à votre charte graphique et à vos besoins.
Stocker vos fichiers en toute sécurité
Les solutions de stockage dans le cloud comme Google Drive ou Sharepoint soulèvent de nombreuses questions quant à la sécurité de vos données :
« Où sont-elles vraiment hébergées ? », « Sont-elles vraiment en sécurité ?», « Ai-je vraiment le contrôle dessus ? »
Concrètement, en choisissant un Drive, vous confiez la propriété et la gestion de vos données à un tiers, ce qui peut ne pas convenir à votre politique de sécurité.
Avec le DAM, vous avez un plus grand contrôle sur la souveraineté de vos données. Une solution comme Alphasia est par exemple 100% hébergée en France et vous assure un niveau de protection maximal de vos données.
Gérer vos métadonnées
Le Digital Asset Management a été créé pour répondre au besoin qu’ont les entreprises de centraliser leurs données, aussi bien en interne qu’en externe. Et c’est bien là l’un de ces principaux avantages par rapport à un Google Drive.
Là où ce dernier propose seulement d’ajouter des mots-clés, une solution DAM vous permet de définir vous-mêmes des champs d’indexation qui vous seront réellement utiles dans la recherche de fichiers.
Pour faciliter l’étiquetage des fichiers, le DAM utilise ce que l’on appelle un thésaurus (une liste de mots-clés hiérarchisés prenant en compte les synonymes et les associations de mots). Ainsi, lorsque vous importez un fichier, vous n’avez plus qu’à remplir des champs contenant des listes de mots-clés prédéfinis (ou non) et pertinents pour votre organisation.
Elle vous permet même de les indexer par lots (ce qui est particulièrement utile si vous importez tout un shooting photo par exemple).
La gestion des métadonnées est un critère essentiel dans le choix d’une solution de stockage en ligne. Chaque organisation étant unique, il est essentiel de pouvoir adapter la gestion des métadonnées à votre usage réel.
Organiser pour rechercher rapidement
Une solution de stockage sur le Cloud vous permet d’organiser vos fichiers dans des dossiers et de les rechercher. Mais cela ne vous apportera pas plus d’avantages que si vous les stockiez sur votre ordinateur.
Au contraire, une solution DAM vous permet de rationaliser l’ensemble de vos ressources numériques. En ajoutant à cela des fonctionnalités de recherche avancée, vous disposez d’un outil puissant capable de retrouver n’importe quelle photo ou vidéo en quelques secondes.
Partager les bons contenus avec les bonnes personnes
Avec une solution DAM, vous pouvez définir des autorisations spécifiques au niveau de l’utilisateur ou du groupe d’utilisateurs pour chaque fichier ou dossier. Vous pouvez même faire en sorte que l’accès à certains documents soit soumis à validation. Par exemple, si vous avez une photo, vous pouvez demander à ceux qui veulent la télécharger de remplir un formulaire pour spécifier l’usage qu’ils veulent en faire. L’administrateur de la solution n’a ensuite plus qu’à valider ou refuser les demandes.
Mieux encore, ce type d’outil vous permet de faire respecter vous-même les droits d’utilisation. Avec un outil comme, Alphasia, vous pouvez joindre des contrats photos et définir une date limite d’utilisation. Les photos s’archiveront ensuite automatiquement.
En bref : vous pouvez faire une distribution ciblée de vos actifs numériques contrairement à un Drive qui se contente de définir de simples niveaux de permissions.
Et le prix dans tout ça ?
Une solution DAM est plus coûteuse en raison de ses fonctionnalités avancées et de l’accompagnement personnalisé dont vous bénéficiez. Mais elle se révèle être un investissement indispensable si vous souhaitez gagner en productivité.
Un Drive vous facture généralement à la licence utilisateur. De même que la plupart des solutions DAM. Chez Alphasia, nous offrons plus de flexibilité en facturant à la volumétrie.
Par conséquent, si vous avez un volume de données modéré et peu d’utilisateurs, un Drive sera plus économique. Mais si vous avez un grand volume d’actifs exploitées par de nombreuses personnes, vous ferez d’énormes économies de temps.
Solution DAM ou Drive, laquelle choisir ?
Pourquoi un Drive ne suffit pas ?
Google Drive, OneDrive, Sharepoint ou encore DropBox répondent à des problématiques auxquelles nous sommes tous confrontés :
- Stocker ses fichiers pour les préserver
- Pouvoir y accéder de n’importe où et à tout moment
- Les partager avec les personnes de votre choix
Mais avec ce type de solutions, vous n’allez pas révolutionner la manière dont vous gérez vos fichiers. Pire encore, vous risquez de vous désorganiser encore davantage. Création de doublons, transferts de données difficile, risque de perte, partage de fichiers avec les mauvaises personnes…
Au contraire, une solution de Digital Asset Management (DAM) va améliorer en profondeur toutes vos actions du quotidien : catalogage, partage, recherche…
Elle deviendra une source unique de vérité dans laquelle chaque personne pourra accéder facilement aux seules ressources dont elle a besoin.
Dans quel cas adopter une solution DAM ?
Le DAM est utilisé par tous types d’organisations ayant besoin de gérer du contenu.
Quel que soit le secteur d’activité, il devient indispensable lorsque que vous avez des difficultés à gérer et partager vos fichiers. C’est surtout le cas si vous en avez des milliers. Plus votre base de données est grande, plus la solution sera efficiente.
De manière générale, vous avez besoin d’adopter une solution DAM si :
- Vous accumulez de nombreux contenus multimédias de tous types (photos, vidéos, documents, charte graphique…)
- Vous devez pouvoir y accéder facilement, rapidement et à tout moment
- Vous devez les partager régulièrement, mais en choisissant qui y a accès et ce qu’ils peuvent en faire (consulter, télécharger…)
Alors, DAM ou Drive ?
Vous avez simplement besoin de stocker une quantité raisonnable de fichiers pour pouvoir y accéder à distance et collaborer de manière simple ? un Drive suffira.
En revanche, si vous cherchez une solution capable d’améliorer la façon dont vous gérer vos fichiers tout en répondant aux besoins spécifiques de votre métier, il ne fait aucun doute qu’une solution DAM vous est indispensable.
